Microsoft Copilot und Datenschutz: Kann die KI jetzt alles sehen?

Kurze Antwort: Nein. Copilot kann exakt das sehen, was Sie selbst sehen können – und keinen Byte mehr. Das ist das Grundprinzip: Copilot erbt Ihre persönlichen Zugriffsrechte aus Microsoft 365. Wenn Sie keinen Zugriff auf die SharePoint-Seite der Personalabteilung haben, hat Copilot das auch nicht. Wenn Sie die E-Mails Ihres Chefs nicht lesen können, kann Copilot das auch nicht.

Technisch funktioniert das so: Wenn Sie Copilot eine Frage stellen, durchsucht er über den Microsoft Graph Ihre E-Mails, Chats, Dateien und Meeting-Transkripte. Der Graph prüft bei jeder Abfrage Ihre Berechtigungen – in Echtzeit. Das ist dasselbe Berechtigungssystem, das auch greift, wenn Sie manuell in SharePoint nach einer Datei suchen.

Aber – und das ist der kritische Punkt: Copilot macht bestehende Berechtigungsprobleme sichtbar, die vorher unbemerkt blieben. Wenn eine HR-Excel mit Gehaltsdaten „versehentlich" für die gesamte Organisation freigegeben ist, konnte theoretisch schon immer jeder darauf zugreifen. Nur hat niemand gezielt danach gesucht. Copilot sucht gezielt – und findet. Das ist kein Sicherheitsproblem von Copilot. Es ist ein bestehendes Berechtigungsproblem, das Copilot schonungslos aufdeckt.

Nein. Microsoft hat keinen inhaltlichen Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten in Microsoft 365. Das gilt auch für Copilot: Ihre Prompts, die Antworten von Copilot und die zugrunde liegenden Daten aus dem Microsoft Graph werden nicht von Microsoft-Mitarbeitenden eingesehen. Die Daten sind verschlüsselt – sowohl bei der Übertragung (TLS 1.3) als auch bei der Speicherung (AES-256) – und durch die Tenant-Isolation strikt von anderen Kunden getrennt.

Was viele besonders beschäftigt: Werden meine Daten zum Training von KI-Modellen verwendet? Auch hier ein klares Nein. Microsoft hat sich vertraglich verpflichtet, dass Unternehmensdaten aus Microsoft 365 nicht zum Training der zugrunde liegenden Large Language Models verwendet werden. Das ist im Data Protection Addendum (DPA) festgehalten, das für alle kommerziellen Kunden gilt. Ihre Gehaltsdaten, Ihre Vertragsentwürfe, Ihre internen Diskussionen – nichts davon fließt in das Training von GPT-Modellen ein.

Diese Frage kommt in jedem zweiten Gespräch – verständlicherweise, nach Schrems II und der ganzen Debatte um Datentransfers in die USA. Die Antwort ist differenzierter, als ein einfaches Ja oder Nein.

Microsoft hat mit der EU Data Boundary eine verbindliche Zusage gemacht: Alle Kundendaten europäischer Unternehmen – einschließlich der Daten, die durch Copilot verarbeitet werden – werden innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet. Die EU Data Boundary umfasst Rechenzentren in den Niederlanden, Irland, Frankreich, Deutschland und weiteren EU-Standorten. Das betrifft die Kerndienste von Microsoft 365: Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams – und eben auch Copilot.

Eine Einschränkung gibt es: Wenn Sie in Copilot die Web-Suche aktiviert haben (Bing-Integration), können Suchanfragen die EU verlassen. Für die meisten Unternehmens-Use-Cases ist die Web-Suche ohnehin nicht relevant – Copilot arbeitet primär mit Ihren internen Daten. Falls Ihre Organisation auf Nummer sicher gehen will, kann die Bing-Integration durch den IT-Administrator deaktiviert werden.

Nein. Copilot ändert nichts an den bestehenden Zugriffsrechten. Ihre E-Mails sind Ihre E-Mails. Ihre 1:1-Chats in Teams sind Ihre 1:1-Chats. Kein Kollege kann über seinen Copilot auf Ihre persönlichen Daten zugreifen – genau so wenig, wie er sich in Ihr Outlook einloggen könnte.

Das Prinzip funktioniert in beide Richtungen: Ihr Copilot zeigt Ihnen nichts aus den Postfächern oder privaten Chats Ihrer Kollegen. Er zeigt Ihnen nur das, worauf Sie bereits Zugriff haben: Ihre eigenen E-Mails, Chats in Gruppen-Channels, an denen Sie teilnehmen, Dateien auf SharePoint-Seiten, für die Sie berechtigt sind, und Meeting-Transkripte aus Meetings, an denen Sie teilgenommen haben.

Allerdings gibt es eine Grauzone, die Organisationen im Blick haben sollten: Geteilte Postfächer und breite SharePoint-Freigaben. Wenn Ihr Unternehmen ein geteiltes Postfach für den Kundenservice hat, auf das zwanzig Personen Zugriff haben, dann kann Copilot für jede dieser zwanzig Personen Inhalte aus diesem Postfach verwenden. Das ist korrekt und gewollt – aber man sollte sich dessen bewusst sein.

Das ist eine der häufigsten Fragen von Endanwendern – und die Antwort ist zweigeteilt.

Die konkreten Inhalte Ihrer Prompts – also was genau Sie Copilot fragen – sind standardmäßig nicht für Vorgesetzte oder die IT-Abteilung einsehbar. Ihre Copilot-Chats sind Ihre persönlichen Chats. Es gibt kein Dashboard, auf dem Ihr Chef nachlesen kann, dass Sie Copilot um eine Zusammenfassung Ihres Lebenslaufs gebeten haben.

Was hingegen sichtbar sein kann: Nutzungsstatistiken. Über das Microsoft 365 Admin Center und Microsoft Viva Insights können Administratoren aggregierte Daten einsehen – zum Beispiel wie viele Mitarbeitende Copilot nutzen, wie oft, und in welchen Apps. Das sind Nutzungszahlen, keine Inhalte. Die Granularität reicht bis auf Nutzerebene: Die IT kann sehen, dass Sie Copilot 47 Mal in dieser Woche in Teams verwendet haben. Aber nicht, was Sie gefragt haben.

Eine Ausnahme existiert: Über Microsoft Purview und das Audit Log können bei berechtigtem Interesse (z.B. einem Compliance-Vorfall) auch einzelne Copilot-Interaktionen nachvollzogen werden. Das ist vergleichbar mit der Möglichkeit, E-Mails bei einem Verdachtsfall zu prüfen – es erfordert spezifische Berechtigungen und ist in den meisten Organisationen an strenge Prozesse gebunden. Niemand schaut „mal eben" in Ihre Prompts.

In vielen deutschen Unternehmen ist die Einführung von Microsoft Copilot mitbestimmungspflichtig. Das liegt daran, dass Copilot als technische Einrichtung gelten kann, die geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Die Nutzungsstatistiken, die über Viva Insights und das Admin Center verfügbar sind, können als Leistungsüberwachung interpretiert werden.

In der Praxis bedeutet das: Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig ein – nicht als Pflichtübung, sondern als strategischen Partner. Klären Sie gemeinsam, welche Nutzungsdaten erhoben werden, wer darauf Zugriff hat, und wie mit den Daten umgegangen wird. Eine Betriebsvereinbarung zur Copilot-Nutzung schafft Klarheit für alle Beteiligten und vermeidet Konflikte nach dem Rollout.

Viele Betriebsräte haben weniger Bedenken, wenn sie verstehen, wie Copilot tatsächlich funktioniert. Transparenz ist hier der Schlüssel: Zeigen Sie dem Betriebsrat, was Copilot kann, was er nicht kann, welche Daten erhoben werden und welche nicht. In unserer Erfahrung wandeln sich Blockaden in konstruktive Zusammenarbeit, sobald die Informationslage stimmt.

Copilot ist technisch gut abgesichert – aber er kann nicht reparieren, was in Ihrer Organisation seit Jahren falsch konfiguriert ist. Bevor Sie Copilot an Ihre Mitarbeitenden ausrollen, sollten Sie diese fünf Punkte abarbeiten: